Использование примерной номенклатуры в делопроизводстве

Как известно, номенклатура представляет собой пухлые папки перечня всех дел, которые заведены в делопроизводстве организации. Они имеют общий, особенный вид, форму, чтобы специалисту было несложно разобраться и найти необходимую информацию. С этой целью разработаны формы типовой, а так же примерной номенклатуры. На их основе и должна составляться индивидуальная или конкретная форма.
Типовая номенклатура это документ для ведения делопроизводства однотипных по своим задачам учреждений.
Примерная номенклатура, в отличие от типовой, не является нормативной бумагой. Она определяет примерный состав дел, их номера и сроки сохранения и носит рекомендательный характер, служит методическим пособием для предприятия, на которые действует ее положения и в которых на основании ее разрабатываются индивидуальные учетные документы.
Из примерной номенклатуры в индивидуальную переносятся все существующие заголовки дел, которые будут заведены в производстве предприятии, и дополнительно включаются бумаги, образующиеся в деятельности предприятия, в том числе и не предусмотренные первой. 
Заполняя графы индивидуальной формы документа, на основе примерной бумаги следует учитывать, что: заголовки переносятся с учётом наименований конкретной организации и времени действия документов, входящих в дело. По одному заголовку из примерной бумаги могут быть перенесены в конкретную форму с более подробными подзаголовками; и, напротив, несколько заголовков из примерной номенклатуры возможно объединить и включить в конкретную как одно единое дело.
В конкретную систематизированную бумагу не включаются дела, которые предусматриваются примерной систематизационной бумагой, если в деятельности представленного предприятия не образуется подобной документации. В 3-ей графе проставляется сколько имеется частей или томов.
Если в конкретную созданную номенклатуру включены дела, которые не предусмотрены примерной, все сроки, отведенные на хранение их определяются подобно с действующим ведомственным или типовым перечнем или путем оценки бумаг специалистами и ЭК.
Записи из графы "Примечания" в примерной бумаге в индивидуальную не переносятся, однако используют при ее создании. В течение срока действия данного вида документа в данной графе ставятся все отметки обо всех делах, обо всех переходящих делах, о выделенных дел к утилизации, о лицах, которые ответственны за формирование документов, а так же о передаче дел в совершенно другую компанию для продолжения. Но если в номенклатуру включают электронные документы, в графе "Примечания" делается пометка «ЭД».
Индивидуальная номенклатура предприятия на ближайший год составляется в четвертом квартале настоящего года, она уточняется и утверждается руководящими лицами или лицом и вводится в работу с 1 января последующего года.
В конце делопроизводственного года в самом конце бумаги производится итоговая запись, в которой отмечается количество заведенных дел или томов постоянного и временного хранения, отдельно, и о делах, которые переходят на следующий год.

Опубликовано 29.01.2011